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一．组成

部长一名，副部长男女各一名，干事男三名女二名。

（成员组合在男女比例上协调，有利于分工合作）

二．素质要求

① 对工作负责，认真肯干；

② 工作讲求效率，不拖拖拉拉；

③ 具备主人翁精神，工作积极主动，有创新意识；

④ 有沟通、协调学生与学院各方面关系的能力；

⑤ 具备一定电脑知识，较熟练掌握word，excel等的应用，打字速度较快；

⑥ 有统筹计划的能力；

⑦ 能够做好会议记录；

⑧ 有一定交际能力，能与其他部门同事打好关系，能多结识其它相关组织的人员，适时组织工作交流活动；

（以上前三点为必备的基本素质，其它素质不要求每个人都完全具备，可通过工作实践重点培养，也可通过各成员通力合作取长补短共同完成我部工作）

三．常规工作：

1． 活动请柬

●流程：设计，打印，发送。

（包括校领导、学生干部，我院领导，其它学院乃至大型活动中其它学校的邀请）。

总结：

请柬设计，平时注意收集相关的图片，选取能体现生命特色的图文，根据请柬接收对象选择q版或正式版请柬。

请柬发送，对于重要并需要短时间内派发的请柬，或者专人直接送到各学院各嘉宾办公室，或者可通过校学生会联系各学院秘书部，以确保请柬发送到位；需要根据能到场嘉宾人数进行工作安排的应在专人发送请柬时询问嘉宾。

2． 证件制作

●委员、干事工作证；

●委员通讯录；

●其它部门证件（eg：学院通讯社记者证、编辑证；院舞蹈队队徽）的制作。

总结：

a． 证件。技术部分由分团委宣传部承担，我部负责联系相关工作单位将模板制作出成品。目前有较常联系的是五山街的“八景”和“园园服务部”。活动中需要的一些临时证件等的制作。可以请宣传部美工编辑和生活部的一些同事帮忙证件的设计和证件材料的准备。

b． 通讯录制作切记要将各委员通讯方式登记好并多次核实，以免出现过多差错造成不必要的损失。再者对我部的形象建设也会造成不良影响。

3． 资料整理

院二楼报告厅一橱窗为我部专用档案存放窗，我部将严格按照章程档案管理制度执行。

●不定期将资料做系统的分类整理。为各部门取档，借鉴往届工作经验等提供方便。

●每学期初收齐各部门工作计划，统筹制作全年大型活动一览表。

●每次大型活动结束后，收集相关部门活动策划书和活动总结，按类归档。

●各年级学生名册、班团干通讯录的收集、整理、归档。

● 各种调查表的整理（包括自荐表），从中提取建设性意见。

总结：

随时记录学院活动动态，学术和活动的各项奖励和成果，不断完善档案制度，以便创新学分、综合测评评比时查询。

4． 常规工作时间的制定

●拟定适宜全体委员开会的时间；

●拟定周一至周五各委员值班时间。

总结：统计各委员上课时间，统筹全局而定。

5．会议相关工作

●全体委员会议总记录。

●各个部门内部会议，我部将派一人作为会议记录员参加其中。

●做好会场布置。

总结：

a． 委员会会议记录整理后集中于会议记录专本，专人负责会议记录总整理，以便提醒各部门的工作及方便日后查询需要。

b． 一方面帮助其它部门记录整理，在需要我部协助工作时能第一时间通知我部。另一方面可加强我部对其它部门的了解，更好发挥我部沟通各部的桥梁作用。

c． 严格执行章程会议制度，颁布并严格执行。

d． 会前订场，如开会地点在报告厅应提前到二楼办公室登记订场。

e． 会场布置：嘉宾牌的制作，设计模板，按模板高效率批量完成；嘉宾出场与否有时并不在把握中，应预置多几份，以防万一；参与或熟悉会场格局布置，绘制格局图以方便工作人员顺利带来嘉宾和与会者到相应位置就坐。

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